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Things 2 Review incl. Things Cloud

Things 2 Review incl. Things Cloud

Eigentlich hatte ich sie schon alle. Toodledo, Asana, OmniFocus, GQueues, Remember the Milk, Taskpaper, Producteev, 2Do, Wunderlist, TeuxDeux und simple Notizbücher von Moleskine.

GTD oder Getting-Things-Done könnte auch Obsessing-Over-a-System heißen. Denn erfahrungsgemäß verbringen neue User mehr Zeit mit dem Konfigurieren und Austesten und Optimieren und für-nicht-ausreichend-Befinden, als mit dem eigentlichen Verwenden einer ToDo-Listen App.

Dabei sind To-Do-Listen so hilfreich. Ohne die hilfreiche Unterstützung einer passenden App könnte ich niemals durch meinen Tag navigieren, der aus dutzenden kleinen Baustellen besteht, die alle zeitlich passend absolviert werden möchten. Auch größere Projekte gehen mit Sicherheit unter, wenn nicht alle Teilaspekte irgendwie festgehalten werden.

Wie kann ich meine Termine bei einem Orange Mocha Frappuccino am besten unterbringen, ohne den Anschlusszug zu verpassen?

Nun hatte der professionelle Businesskasper-Consultant David Allen ein Buch dazu geschrieben, welches in der deutschen Variante “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag” heißt und eine Reihe Tips beinhaltet, anhand derer man seinen Alltag besser durchmanagen kann. Seine Methodik richtet sich aber sehr an 24/7 Businesskasper, im Folgenden auch Manager genannt. Für eine Managementkraft macht es durchaus Sinn, die Aufgaben in Kontexte einzuordnen, beispielsweile @Telefon oder @Auto oder @Flugzeug oder @Büro oder @Yacht oder @Käsetheke. Leider greifen viele ToDo-Apps für den Mac und das iPhone nicht nur diese, sondern auch viele andere rigide Elemente aus der GTD-Methodologie auf. Schlussendlich wird dem Bernd Normalanwender etwas aufgezwungen, was er überhaupt nicht benötigt. Wir passen uns also an das System an, welches eigentlich da war, um uns das Leben einfacher zu machen.

Meine bisherigen Freuden mit GTD

Die meisten GTD-Apps haben irgendwelche Eigenheiten, die sich auf Dauer als nervig erwiesen. So kann ich im ansonsten tollen Asana zwar mit mehreren Leuten planen und auch mehrere Arbeitsräume anlegen, die Beispielsweise meine Kunden und mein Privatleben trennen. Aber gleichzeitig die Aufgaben aller Arbeitsräume in einer Liste zu betrachten, das ging dann doch wieder nicht. Folglich verwendet man eine Menge Klicks darauf, überhaupt erst wieder auf den aktuellen Stand aller Projekte zu kommen.

OmniFocus war sehr angenehm in vielerlei Hinsicht, erforderte allerdings minutiös genaue Konfiguration und den Einsatz von AppleScripts für bequeme Nutzung. Außerdem ist es auch ziemlich teuer.

Things hat vor allem einen Spaßfaktor: Es ist superminimalistisch. Ich sehe an keiner Stelle irgendwelche Buttons oder Informationen, die ich nicht zwingend benötige. Dafür sehe ich in meiner “Heute”-Liste alles, was auch tatsächlich für Heute ansteht. Das betrifft zum einen Aufgaben, die ich manuell in diese Liste verschoben habe (wie auf einem Blatt Papier oder einer simplen Textdatei), aber gleichzeitig auch Aufgaben, die zum heutigen Tage fällig sind oder eine entsprechende Einstellung (“in Heute anzeigen: 3 Tage vorher”) haben. Ihr seht also, es gibt allein hier bereits drei Workflows, die mich nicht auf eine Methodologie beschränken.

Hinzu kommen Tags, die auch verschachtelt werden können. Beispielsweise ist standardmäßig ein Prioritäts-Tag dabei, welches drei Stufen als Untertags besitzt. Folglich kann ich mir also wahlweise als wichtig, sehr wichtig oder weniger wichtig definierte Aufgaben angucken, oder eben alle in Summe, die mit einem der drei Prioritäts-Tags verbunden sind.

Alle Tags können übrigens im Tag-Editor an Tasten gebunden werden, womit bei der Erstellung von Aufgaben nur ein einziger Tastendruck nötig wird, um ein Tag zu vergeben. Prinzipiell ist Things sehr tastaturfreundlich, was ich zu schätzen weiß.

Jeder Aufgabe können also ein, zwei, drölftausend Tags zugewiesen werden. Darüber hinaus können wir Notizen dazuschreiben und ein Fälligkeitsdatum definieren. Mit einem kleinen Helper kann Things übrigens auch Fenstertitel oder markierte Inhalte anzapfen, wenn die Aufgabenerstellung schneller gehen soll. Außerdem holt sich Things auf dem Mac die Aufgaben der nativen “Erinnerungen” App aus maximal einem Kalender, welche dann in der Inbox bzw. dem Eingang von Things landen. Das heißt also auch, dass Siri über Umwege genutzt werden kann.

Auch der Aufschub ist wichtig

Aufgaben können bekanntermaßen abgehakt werden, was Things aber auch bequem unterstützt ist die Prokrastination. Denn wann läuft schon alles planmäßig nach Zeit? Richtig, im Film vielleicht. Daher bietet Things die passenden Funktionen zum Aufschieben oder Umplanen von Aufgaben.

Die großen Grundlisten von Things sind einmal der Eingang, als Sammelort für alle unsortierten Aufgaben. Dann haben wir Fokuslusten für Heute, baldige, geplante, für irgendwann angedachte und in Projekte eingeteilte Aufgaben. Projekte erlauben die Zusammenfassung von vielen Einzeltasks. Soweit ich das gesehen habe, hat die aktuelle Things-Version noch keine Möglichkeit für Hierarchiestufen in Projekten, schade! Das wäre wirklich noch das Sahnehäubchen gewesen. Natürlich kann per Umweg mit Tags auch eine komplexere Projektstruktur organisiert werden, ansonsten lassen sich große Projekte einfach in Parallelprojekte splitten, was die Ansicht auch nicht großartig erschwert. Kein Beinbruch also.

Weswegen das letzte Update so lange gedauert hat, ist vor allem einem Grund zu danken: Der Things Cloud. Und wie sich das Warten gelohnt hat. In meinem langfristigen Test der neuen Version konnte ich auf dem iPad, iPhone und Mac die Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit der Things Cloud testen. In beiden Aspekten wurde ich nicht enttäuscht, ebenso ist der Dienst kostenlos für alle Nutzer der App. Eine zusätzliche Belastung wäre wohl auch etwas frech gewesen, dennoch bin ich froh um das kostenlose Angebot. Sämtliche Geräte synchronisieren Fehlerfrei, ohne Dubletten und mit zügiger Geschwindigkeit.

Wer wie ich übrigens Alfred auf dem Mac nutzt, kann mit der Extension für Things auch via Alfred seine Aufgaben in einer Zeile zusammengefasst mit Tags und Datum eingeben. Sweet! (Funktioniert auch in der neuen Version)

Was mich letztendlich an Things am meisten begeisterte und stets noch zu einem treuen Kunden von Cultured Code aus Stuttgart macht, ist die Optik der Apps. Ich werde nicht von meinen Aufgaben überwältigt, auch wenn es mehrere dutzend Tasks sind. Die Lesbarkeit, der Einsatz von Weißraum, insgesamt ein angenehmes Layout machen es wirklich zu einer Freude, mit Things zu arbeiten. Die Icons verwirren mich nicht, sondern führen mich an die richtigen Ecken. Wer sich schon mal um 3 Uhr morgens durch letzte Projekte gekämpft hat, wird die müdigkeitsbedingte Verpeiltheit sicher kennen – Things läuft auch im Blindflug rund.

Neue Features der Version 2

Neu in Version 2 ist übrigens ein Daily Review bzw. “Anstehende Aufgaben” zu Deutsch, wo zeitplanmäßig fällige Aufgaben automatisch einsortiert werden, um eure sorgfältig von Hand sortierten Listen nicht durcheinander zu bringen. OCD Party!

Auch die iOS Apps wurden aufpoliert und verfügen nun beispielsweise über eine angenehme scrollende Kalenderansicht bei der Datumswahl, die ich so noch nie irgendwo anders gesehen habe. Nie wieder nervige Rädchen betätigen. Danke.

Außerdem lässt sich nun konfigurieren, dass abgehakte ToDos direkt im Logbuch landen (wo sie aufbewahrt werden). Grafisch haben sich feine Details in die neuen Versionen eingeschlichen, die primär von Designern und Designverliebten bemerkt werden. In Summe sehen alle drei Apps allerdings einfach nur lecker aus.

Folglich ist Things auch mein aktuelles GTD-App der Wahl, was sich sicherlich auch in diesem Review wiederspiegelte. Wer mit dem Mac + iPhone + iPad unterwegs ist und sich wenig Gedanken über Frameworks machen möchte, in denen er sich verlaufen könnte, ist bei Things an der richtigen Stelle. Die robuste App kriegt meine uneingeschränkte Empfehlung, der einzige Wermutstropfen sind wie erwähnt die vermeintlich fehlenden hierarchischen Projekte.



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